Nomina a responsabile del trattamento

1. Oggetto e durata

Questo accordo è fra lo studio che si registra a SendToGo («lo studio», titolare del trattamento) e Luigi Ferone, via Cristoforo Colombo 84, 80022 Arzano (NA), che offre il servizio SendToGo («SendToGo», responsabile del trattamento). Fa parte dei Termini di servizio. Lo studio lo accetta registrandosi e con esso nomina SendToGo responsabile del trattamento.

• Oggetto: SendToGo tratta i dati personali che lo studio e i suoi clienti mettono nel servizio, per conto dello studio. Serve a raccogliere dati e documenti con un link, conservarli, mostrarli allo studio, mandare promemoria e avvisi, e cancellarli quando scadono.
• Natura del trattamento: raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, invio per email, estrazione (download e ZIP), cancellazione.
• Durata: per tutto l’abbonamento, più il tempo che serve per restituire e cancellare i dati alla fine (sezione Fine del contratto).

2. Dati e persone interessate

• Persone interessate: i clienti dello studio e chi carica per loro; le persone nominate nei documenti (per esempio familiari a carico); i colleghi dello studio che usano l’app, per i dati che compaiono nella cronologia.
• Dati: quelli che lo studio sceglie di chiedere e che il cliente inserisce: nome, cognome, email, telefono, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, data di nascita, campi liberi; i documenti caricati (per esempio documenti d’identità, dichiarazioni, fatture, contratti, certificati), con nome del file, dimensione e data; la cronologia delle operazioni sulla pratica; lo stato della pratica e le note dello studio.
• Dati particolari e giudiziari: possono esserci, se lo studio li chiede o il cliente li carica (per esempio spese mediche in una dichiarazione). Lo studio decide se chiederli e ne verifica la base giuridica (artt. 9 e 10 GDPR).

3. Istruzioni dello studio

• SendToGo tratta i dati solo per far funzionare il servizio e secondo le istruzioni dello studio. Le istruzioni sono questo accordo, i Termini di servizio e ciò che lo studio fa nell’app (cosa chiede, cosa approva, il periodo di conservazione, le cancellazioni).
• SendToGo non usa i dati per scopi suoi: niente pubblicità, niente profilazione, niente vendita, niente addestramento di sistemi di intelligenza artificiale.
• Se un’istruzione dello studio sembra violare il GDPR, SendToGo lo avvisa subito.
• Se la legge obbliga SendToGo a trattare i dati in altro modo (per esempio su ordine di un’autorità), lo dice prima allo studio, salvo che la legge lo vieti.

4. Riservatezza e sicurezza

SendToGo non apre i contenuti delle pratiche (campi compilati e documenti) salvo: una richiesta scritta dello studio per assistenza, un obbligo di legge, o la difesa da un attacco in corso. Ogni volta lo dice allo studio. Chi lavora per SendToGo e può accedere ai dati è tenuto alla riservatezza.

Le misure di sicurezza (art. 32), in vigore oggi:

• Separazione fra studi nel database: ogni studio vede solo i suoi dati. La regola sta nel database stesso, non solo nell’interfaccia, ed è verificata da prove automatiche.
• Archivio dei file privato: nessun file ha un indirizzo pubblico. Lo studio li apre solo con link firmati che durano 5 minuti (anteprima) o 1 minuto (download).
• Link del cliente: codice lungo e casuale (22 caratteri), che lo studio può disattivare o cambiare in qualsiasi momento. Ci sono limiti contro gli abusi: numero di caricamenti all’ora e al giorno, spazio massimo per richiesta, pausa per chi prova troppi codici sbagliati.
• Connessioni cifrate (HTTPS) e cifratura a riposo dei fornitori.
• Dati in Unione europea: database e file a Francoforte.
• Cronologia: caricamenti, approvazioni, rifiuti, cambi di stato e download restano registrati nella pratica.
• Cancellazione automatica di file e dati inseriti allo scadere del periodo scelto dallo studio, sempre con avviso, e dei caricamenti interrotti dopo 24 ore.
• Registri tecnici puliti: dai messaggi di errore si tolgono email, telefoni, codici fiscali, IBAN, codici dei link e chiavi.
• Accessi ai fornitori protetti, con l’autenticazione a due fattori dove disponibile.

SendToGo può migliorare queste misure. Non può renderle più deboli senza dirlo allo studio.

5. Sub-responsabili

Lo studio autorizza SendToGo a usare questi sub-responsabili:

• Supabase — per cosa: Database, archivio dei file, accessi, lavori pianificati; dove sono i dati: Francoforte (UE), su Amazon Web Services; garanzie per i trasferimenti: Società extra UE: clausole contrattuali standard nel suo accordo sul trattamento dei dati
• Cloudflare — per cosa: Esecuzione dell’applicazione, rete, DNS, registri tecnici di 7 giorni; costruisce lo ZIP quando lo studio lo scarica; dove sono i dati: Rete mondiale: le richieste passano dal centro dati più vicino a chi apre la pagina; garanzie per i trasferimenti: Data Privacy Framework UE-USA, con le clausole contrattuali standard come riserva
• Resend — per cosa: Invio delle email (promemoria, avvisi di stato e di rifiuto, accesso); dove sono i dati: Invio dall’Irlanda (UE); dati dell’account negli Stati Uniti; garanzie per i trasferimenti: Data Privacy Framework UE-USA

SendToGo impone a ogni sub-responsabile obblighi di protezione dei dati non inferiori a questi e risponde verso lo studio del loro operato. Prima di aggiungere o cambiare un sub-responsabile, SendToGo avvisa lo studio per email almeno 30 giorni prima. Se lo studio si oppone per motivi legati alla protezione dei dati può disdire e ha il rimborso della parte di periodo non usata.

Paddle, che vende l’abbonamento, non tratta i dati dei clienti dello studio: tratta i dati di pagamento dello studio come titolare autonomo.

6. Aiuto allo studio

• Richieste dei clienti (accesso, rettifica, cancellazione e gli altri diritti): lo studio le gestisce dall’app. Può vedere e scaricare i dati, correggere la pratica, archiviarla e cancellarne i file. Se il cliente scrive a SendToGo, gli indichiamo lo studio e giriamo la richiesta entro 3 giorni lavorativi, senza rispondere al suo posto. Per quello che l’app non fa da sola, lo studio scrive a [email protected] e lo aiutiamo.
• Sicurezza, valutazione d’impatto (DPIA) e consultazione del Garante (artt. 32–36): diamo allo studio le informazioni che servono su dati trattati, fornitori, misure e rischi.

7. Violazioni dei dati

Se SendToGo scopre una violazione dei dati dello studio, lo avvisa senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando se ne accorge. Nell’avviso: cosa è successo, quali dati e quante persone riguarda (se si sa), le conseguenze probabili, cosa abbiamo fatto e cosa consigliamo. Le informazioni che ancora mancano arrivano appena si hanno. Lo studio, come titolare, decide se notificare al Garante entro 72 ore e se avvisare i clienti, e SendToGo lo aiuta.

8. Fine del contratto

• Dopo la chiusura dell’abbonamento lo studio ha 90 giorni in sola lettura per scaricare i dati: file uno per uno, o tutti insieme in uno ZIP dal piano Studio.
• Passati i 90 giorni SendToGo cancella tutti i dati dello studio: pratiche, file, dati dei clienti, cronologia, account dei colleghi. Avvisa per email 30 giorni e 7 giorni prima. Se ci sono copie di sicurezza, scompaiono al loro ciclo naturale, al massimo entro 7 giorni.
• Lo studio può chiedere la cancellazione prima, scrivendo a [email protected].
• SendToGo tiene solo ciò che la legge gli impone di tenere.

9. Verifiche

SendToGo mette a disposizione dello studio le informazioni che servono a dimostrare il rispetto di questo accordo: questo testo, l’elenco aggiornato dei sub-responsabili e una descrizione delle misure di sicurezza. Risponde per iscritto alle domande dello studio. Lo studio, o un revisore da lui incaricato e tenuto alla riservatezza, può chiedere una verifica con almeno 30 giorni di preavviso, al massimo una volta l’anno salvo dopo una violazione, a spese dello studio.