Informativa per i clienti degli studi

1. Chi tratta i tuoi dati

(sendtogo.it/informativa-clienti) Questa informativa è per te se un commercialista o un altro studio professionale ti ha mandato un link di SendToGo per inviare dati e documenti.

• Il titolare è lo studio che ti ha mandato il link. Nome ed email dello studio sono in alto nella pagina del link e nella finestra «Informativa sulla privacy». È lo studio a decidere quali dati chiederti, perché e per quanto conservarli. A lui rivolgi qualsiasi domanda.
• SendToGo è il responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): custodisce i dati solo per conto dello studio e secondo le sue istruzioni. SendToGo è un servizio di Luigi Ferone, via Cristoforo Colombo 84, 80022 Arzano (NA), [email protected].

2. Quali dati e perché

Cosa ci dai tu dalla pagina del link:

• i dati che lo studio ha scelto di chiederti: per esempio nome, cognome, email, telefono, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, data di nascita, e altri campi che lo studio aggiunge;
• i documenti che carichi (PDF, foto JPG, PNG o HEIC, file Word o Excel, fino a 20 MB l’uno), con nome del file, dimensione, data e ora.

Cosa ha inserito lo studio su di te: il tuo nome e, se li ha, email e telefono, il titolo della pratica e la scadenza. Servono a mandarti il link e i promemoria.

Cosa si registra mentre usi la pagina: data e ora in cui apri il link (due aperture entro 30 minuti contano come una), salvi i dati e carichi un documento. Lo studio le vede nella cronologia della pratica.

Cosa decide lo studio e ti mostra: lo stato della pratica, con una nota se lo studio la scrive, e per ogni documento se è approvato o rifiutato, con il motivo. Lo vedi dalla tua pagina e, se lo studio ha la tua email, anche per email.

Attenzione a cosa carichi. I documenti possono contenere dati molto personali: documento d’identità, codice fiscale, a volte informazioni sulla salute (per esempio spese mediche). Carica solo ciò che lo studio ti chiede.

Perché e su quale base. I dati servono a svolgere la pratica che hai affidato allo studio: raccogliere e controllare i documenti e tenerti aggiornato (esecuzione dell’incarico, art. 6.1.b). Servono anche a rispettare gli obblighi di legge dello studio, per esempio fiscali o antiriciclaggio (art. 6.1.c), e a tenere sicuro il servizio (legittimo interesse, art. 6.1.f). I promemoria per email sui documenti che mancano fanno parte della pratica. Se lo studio ti scrive su WhatsApp lo fa dal suo telefono, con il suo account: SendToGo non manda né legge messaggi WhatsApp.

Non sei obbligato per legge a dare i dati, ma senza quelli obbligatori lo studio non può completare la pratica.

Niente decisioni automatiche e niente intelligenza artificiale. La pagina fa solo controlli formali, sul momento: tipo e dimensione del file, forma del codice fiscale, della partita IVA, dell’email e del telefono. Non legge il contenuto dei documenti. Chi approva o rifiuta è sempre una persona dello studio. I tuoi dati non si usano per pubblicità, profilazione o addestramento di sistemi di IA, e non si vendono.

3. Dove e con chi

• Lo studio: le persone dello studio che hanno un account. Ogni studio vede solo le sue pratiche, e lo garantisce il database stesso.
• SendToGo non apre i tuoi dati e documenti, salvo una richiesta scritta dello studio per assistenza, un obbligo di legge o la difesa da un attacco in corso.
• I fornitori di SendToGo, solo per far funzionare il servizio:
• Supabase: database e file, a Francoforte, in Unione europea;
• Cloudflare: fa girare l’applicazione; le richieste passano dal centro dati più vicino a te;
• Resend: manda le email, dall’Irlanda; i dati dell’account sono negli Stati Uniti.
• Trasferimenti fuori dall’Unione europea: Resend e Cloudflare aderiscono all’EU-U.S. Data Privacy Framework, riconosciuto adeguato dalla Commissione europea. Supabase, società non europea, usa le clausole contrattuali standard della Commissione.
• Chi ha il tuo link può aprire la pagina e vedere ciò che hai scritto e i nomi dei file consegnati: non girarlo ad altri. Il codice è lungo e casuale, e lo studio può disattivarlo o cambiarlo quando vuole.

Come sono protetti: connessione cifrata (HTTPS); file in un archivio privato, senza indirizzo pubblico, che lo studio apre solo con link validi pochi minuti; ogni operazione dello studio sulla pratica (approvare, rifiutare, scaricare) resta in cronologia; limiti contro gli abusi. Per i limiti l’app conta i caricamenti per link. Se da una connessione arrivano troppi link sbagliati, l’app salva un’impronta cifrata dell’indirizzo di rete, da cui non si risale all’indirizzo, e la cancella dopo 24 ore. Il fornitore che fa girare l’applicazione tiene per 7 giorni registri tecnici con le pagine aperte, senza i dati che scrivi.

4. Per quanto

• I file e i dati che hai scritto (campi, email e telefono, con le note dello studio per te e le loro tracce in cronologia) si cancellano da soli dopo il periodo scelto dallo studio, da 6 a 36 mesi da quando archivia la pratica. Lo studio riceve un avviso 30 giorni prima, così può scaricare ciò che deve tenere. Lo studio può anche cancellare i file prima.
• I file caricati a metà, per esempio se chiudi la pagina durante l’invio, si cancellano dopo 24 ore.
• Il link funziona finché lo studio non lo disattiva o non archivia la pratica.
• Lo storico minimo (nome, titolo della pratica, date, stato finale, elenco delle operazioni, senza i testi) resta finché lo studio usa SendToGo, e si cancella con il suo account.
• Se lo studio smette di usare SendToGo, tutti i dati delle sue pratiche si cancellano entro 90 giorni dalla chiusura.
• Le copie di sicurezza, se presenti, scompaiono al massimo entro 7 giorni.
• I registri delle email restano 30 giorni presso Resend.
• Lo studio può dover conservare alcuni documenti più a lungo, fuori da SendToGo, per gli obblighi di legge che lo riguardano: lo dice la sua informativa.

5. I tuoi diritti

Puoi chiedere allo studio di vedere i tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne l’uso, opporti o riceverli in un formato leggibile. Scrivi all’email dello studio che trovi nella pagina del link. Se scrivi a [email protected] ti indichiamo lo studio e gli giriamo la richiesta: la risposta spetta a lui, che è il titolare.

Se pensi che i tuoi dati siano trattati male puoi fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Cookie. La pagina del link non usa cookie, non carica script né caratteri da altri servizi e non compare nei motori di ricerca.

Se questa informativa cambia, la versione nuova è qui, con la data.